Klachtenprocedure Response Weerbaarheid

1. Openbaarheid van de klachtenprocedure

De klachtenprocedure van Response Weerbaarheid is openbaar toegankelijk en beschikbaar via onze website. Hierin worden alle stappen van de klachtenbehandeling uiteengezet, inclusief de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het behandelen van klachten. Deze functionarissen zijn bestaande medewerkers van Response weerbaarheid en worden hieronder genoemd.

• Klachtenfunctionaris: Alex Raap, bereikbaar via info@responseweerbaarheid.nl
• Onafhankelijke derde: Solopartners via info@solopartners.nl, als beroepmogelijkheid bij onenigheid over de afhandeling van de klacht.

2. Vertrouwelijkheid van de klachtbehandeling

Elke klacht die bij Response Weerbaarheid wordt ingediend, wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Dit geldt zowel voor de inhoud van de klacht als voor de persoonlijke gegevens van de indiener. Alleen de betrokken functionarissen hebben toegang tot de informatie die nodig is voor de afhandeling van de klacht.

3. Reactietermijn op klachten

Op elke klacht zal binnen 4 weken een reactie worden gegeven. De indiener ontvangt schriftelijk bericht van de ontvangst van de klacht en de stappen die genomen zullen worden om de klacht te onderzoeken.

4. Afhandeling van klachten binnen termijnen

Klachten zullen binnen een redelijke termijn worden afgehandeld, met een maximum van 12 weken. Indien er meer tijd nodig is voor het onderzoek naar de klacht, wordt de indiener hiervan binnen de vastgestelde termijn op de hoogte gebracht, inclusief een toelichting op het uitstel en een indicatie van de verwachte afhandelingsdatum.

5. Beroepsmogelijkheid bij onafhankelijke derde

Indien de indiener het niet eens is met de afhandeling van de klacht door Response Weerbaarheid, kan de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke derde. Deze onafhankelijke derde is Solopartners, een externe, door ons aangewezen partij die als onpartijdige partij een bindende uitspraak kan doen. Het oordeel van deze partij is voor Response Weerbaarheid bindend.

6. Bindend oordeel van de beroepsinstantie

Het oordeel van de onafhankelijke derde is voor Response Weerbaarheid bindend. Eventuele consequenties die uit dit oordeel voortvloeien, zullen door ons snel en zorgvuldig worden afgehandeld.

7. Registratie en bewaartermijn van klachten

Alle klachten en de manier waarop deze zijn afgehandeld, worden geregistreerd. Deze gegevens worden vertrouwelijk opgeslagen en bewaard voor een periode van 5 jaar. Deze registratie is bedoeld om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen en biedt een overzicht van eventuele structurele problemen die kunnen worden aangepakt.